Mit Formularen stellst du jedem Kunden regelmäßig dieselben Fragen, ohne sie jede Woche neu tippen zu müssen. Ein Formular zu erstellen ist der beste Grund, Basecamp am Rechner statt am Handy zu nutzen: Du schreibst einen Fragebogen, und dafür braucht es eine Tastatur.
Formulare setzen einen kostenpflichtigen Tarif voraus. Basecamp nennt ihn beim Namen: verfügbar in Performance und Infinity.
Die sechs Fragetypen
- Kurztext: ein Wort oder eine Zeile.
- Langtext: Platz für Erklärungen.
- Zahl: alles, was du Woche für Woche vergleichen willst.
- Ja oder Nein: eindeutig und schnell beantwortet.
- Datum: wann etwas passiert ist.
- Auswahl: eine Liste von Optionen, die du selbst schreibst. Sie brauchen mindestens eine Option, bevor sich das Formular speichern lässt.
Jede Frage besteht aus einer Bezeichnung, einer optionalen Beschreibung und der Einstellung, ob sie Pflicht oder optional ist. Ein Formular braucht mindestens eine Frage, und jede Frage braucht eine Bezeichnung.
Fragen schreiben, die auch beantwortet werden
Für alles, was du verfolgen willst, sind Zahlen und Skalen besser als Fließtext. „Wie war deine Woche?“ ergibt auf Dauer nur „ganz gut“; „Bewerte deinen Schlaf auf einer Skala von 1 bis 10“ ergibt eine Reihe, die sich wirklich lesen lässt.
Halte es kurz. Fünf Fragen, die jede Woche beantwortet werden, sind mehr wert als fünfzehn, die zweimal beantwortet werden. Markiere nur das als Pflicht, was du wirklich brauchst. Ein Formular, das sich wegen einer Frage nicht absenden lässt, die der Kunde nicht beantworten kann, ist ein Formular, das er irgendwann nicht mehr öffnet.
Nutze das Beschreibungsfeld einer Frage, um deine Begriffe zu definieren. „Schlafqualität“ bedeutet für jeden etwas anderes; eine Zeile Erklärung macht die Antworten vergleichbar.
Der Zeitplan
Schalte die Planung ein und wähle wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich – beschrieben als der Abstand, in dem die zugewiesenen Kunden das Formular erneut erhalten. Der Rhythmus richtet sich nach der letzten Einsendung des jeweiligen Kunden statt nach einem festen Kalenderdatum, und Formulare stauen sich nie auf.
Eine Sache, die sich nicht rückgängig machen lässt
Der eindeutige Name ist endgültig. Er wird zur Webadresse, über die dein Formular geöffnet wird, erlaubt nur Buchstaben, Zahlen und Bindestriche und lässt sich nach dem Erstellen des Formulars nicht mehr ändern. Basecamp weist dich davor darauf hin und danach noch einmal.
Wähle ihn so sorgfältig wie einen Domainnamen. „weekly-check-in“ ergibt auch in zwei Jahren noch Sinn, „form-2“ nicht. Wenn der gewünschte Name schon vergeben ist, wirst du darauf hingewiesen.
Ein Formular löschen
Die Bestätigung ist eindeutig: Damit werden das Formular und alle Antworten darauf gelöscht, und das lässt sich nicht rückgängig machen. Anders als beim Löschen eines Ordners werden hier tatsächlich Daten vernichtet: jede Antwort, die dir je ein Kunde gegeben hat. Wenn ein Formular seinen Zweck erfüllt hat, weise es lieber niemandem mehr zu, statt es zu löschen.