Ein Formular zu erstellen verschickt es noch nirgendwohin. Solange du es nicht zuweist, existiert es – und niemand hat es.
Zuweisen
Öffne die Zuweisungen des Formulars, und du bekommst deine Kundenliste mit je einem Schalter. Schalte alle ein, die es erhalten sollen, und dann Übernehmen. Basecamps eigene Anweisung für die andere Richtung ist genauso schlicht: Schalte alle aus, die dieses Formular nicht mehr erhalten sollen, und wähle dann Übernehmen.
Nichts ändert sich, bis du übernimmst – du kannst also eine lange Liste durchgehen, ohne sie halb zu übernehmen.
Wenn du noch keine Kunden hast, wirst du aufgefordert, zuerst welche einzuladen. Du kannst ein Formular niemandem zuweisen, der das Onboarding nicht durchlaufen hat. Genau dafür gibt es öffentliche Formulare.
Das erste kommt sofort an
Welche Frequenz du auch einstellst: Das Formular erscheint sofort auf dem Dashboard eines neu zugewiesenen Kunden. Der wiederkehrende Timer startet erst nach dessen erster Einsendung.
Ein vierteljährliches Formular zuzuweisen bedeutet also nicht, drei Monate zu warten, bis du etwas siehst. Mehrere Formulare auf einmal zuzuweisen legt an einem Tag mehrere auf das Dashboard eines Kunden – das solltest du besser staffeln.
Was der Kunde sieht
Das Formular erscheint auf seinem Dashboard und bleibt dort, bis er es ausfüllt. Nichts stapelt sich. Verpasst er eines, wartet es – und der Zeitplan startet ab dem Datum der Einsendung neu, nicht ab dem Fälligkeitsdatum.
Jeder läuft nach seiner eigenen Uhr
Die Planung erfolgt pro Kunde und richtet sich danach, wann die jeweilige Person zuletzt eingesendet hat, nicht nach einem gemeinsamen Kalender. Weise dasselbe wöchentliche Formular zehn Kunden zu, und die Antworten verteilen sich über die Woche, statt alle am Montag einzugehen.
Das ist Absicht. Es bedeutet allerdings, dass „Haben diese Woche alle eingecheckt?“ eine Frage ist, die du beantwortest, indem du nachschaust – nicht, indem du es annimmst.
Zuweisung aufheben
Einen Kunden auszuschalten sorgt dafür, dass er es nicht erneut erhält. Bereits eingesendete Antworten bleiben erhalten. Die Zuweisung aufzuheben ist kein Löschen, und seine Historie bleibt vollständig.
So setzt du ein Formular richtig außer Betrieb: Hebe die Zuweisung für alle auf und lass es liegen. Das Formular zu löschen vernichtet jede Antwort, die je darauf gegeben wurde.
Stattdessen vom Kunden aus zuweisen
Du kannst auch andersherum vorgehen: Öffne einen Kunden und verwalte, welche Formulare er hat. Dasselbe Ergebnis – und der bessere Weg, wenn du jemanden neu einrichtest, statt ein Formular über den gesamten Kundenstamm auszurollen.
Ein Check-in-Formular erstellen behandelt die andere Hälfte der Arbeit, einschließlich des Zeitplans und des eindeutigen Namens, den du nachträglich nicht mehr ändern kannst. Formularantworten lesen behandelt, was zurückkommt – und was eine leere Liste bedeutet: Ein Formular, dem niemand zugewiesen wurde, sammelt überhaupt nichts.