Wiederkehrende Formulare sind für Coaches ein starkes Werkzeug, um Check-ins, Fortschrittskontrolle und Datenerfassung zu automatisieren. Sobald einem Klienten ein Formular mit wiederkehrendem Zeitplan zugewiesen ist, übernimmt die App das Timing automatisch.
So wird der Zeitplan berechnet
Die App verwendet einen „Timer auf Abschlussbasis“. Das heißt: Der Countdown bis zum nächsten Formular startet erst, wenn der Klient das aktuelle abgeschickt hat.
Damit Formulare genau dann verfügbar sind, wenn ein Klient sie erwartet (zum Beispiel jeden Montagmorgen), nutzen wir eine intelligente Kulanzzeit für jede Frequenz. So wird ein Formular nicht einfach „gesperrt“, nur weil der Klient es beim letzten Mal spät am Abend abgeschickt hat.
Frequenzoptionen
1. Wöchentlich (die 6-Tage-Regel)
- Ziel: Alle 7 Tage.
- So funktioniert es: Das Formular erscheint 7 Tage nach der letzten Einsendung wieder.
- Die intelligente Logik: Wir arbeiten mit einer 6-Tage-Schwelle.
- Beispiel: Wenn ein Klient sein Check-in an einem Montag um 22:00 Uhr abschließt, ist das nächste Formular am darauffolgenden Montag um 00:01 Uhr verfügbar. Ohne diese 6-Tage-Regel müsste er bis nach 22:00 Uhr am Montag warten, um sein neues Formular zu sehen.
2. Monatlich (die 28-Tage-Regel)
- Ziel: Alle 30 Tage.
- So funktioniert es: Das Formular erscheint etwa einmal im Monat wieder.
- Die intelligente Logik: Wir arbeiten mit einer 28-Tage-Schwelle.
- Beispiel: So erscheint das Formular zuverlässig in derselben Woche jedes Monats und kürzere Monate wie der Februar werden berücksichtigt.
3. Vierteljährlich (die 85-Tage-Regel)
- Ziel: Alle 90 Tage.
- So funktioniert es: Das Formular erscheint alle 3 Monate wieder.
- Die intelligente Logik: Wir arbeiten mit einer 85-Tage-Schwelle.
- Beispiel: Das ergibt einen Puffer von 5 Tagen für unterschiedlich lange Monate, sodass das Formular zu Beginn jedes neuen Quartals für den Klienten bereitsteht.
Wichtige Infos für Coaches
- Erste Zuweisung: Wenn du einem Klienten ein wiederkehrendes Formular zum ersten Mal zuweist, erscheint es sofort auf seinem Dashboard, unabhängig von der gewählten Frequenz. Der wiederkehrende Timer startet erst nach dieser ersten Einsendung.
- Frequenz ändern: Wenn du die Frequenz eines Formulars änderst (z. B. von Wöchentlich auf Monatlich), gilt das neue Timing für alle zugewiesenen Klienten ab dem nächsten Mal, wenn sie das Formular ausfüllen.
- Immer nur eines: Die App stapelt Formulare niemals. Wenn ein Klient drei Wochen Check-ins verpasst, sieht er trotzdem nur ein Formular auf seinem Dashboard. Sobald er es ausgefüllt hat, startet der Timer für das nächste.
Fehlerbehebung für Klienten
- „Mein Formular ist noch nicht aufgetaucht“: Formulare erscheinen auf Grundlage des Zeitpunkts, an dem du sie zuletzt abgeschlossen hast. Wenn du dein Formular „Wöchentlich“ verspätet abgeschickt hast (z. B. an einem Mittwoch), steht das nächste am darauffolgenden Dienstag/Mittwoch bereit.
- „Ich habe das Formular ausgefüllt, aber es ist immer noch da“: Ziehe auf deinem Dashboard nach unten, um die Liste zu aktualisieren. Wenn es dann immer noch angezeigt wird, hat dein Coach dir das Formular möglicherweise mehrfach manuell zugewiesen.
- „Ich habe eine Woche verpasst“: Kein Problem! Das Formular bleibt auf deinem Dashboard, bis du es ausgefüllt hast. Sobald du auf Absenden tippst, läuft dein Zeitplan ab diesem neuen Abschlussdatum weiter.