Crear un formulario no lo envía a ninguna parte. Hasta que lo asignas, existe y nadie lo tiene.
Asignar
Abre las asignaciones del formulario y obtienes tu lista de clientes con un interruptor para cada uno. Activa a todos los que deban recibirlo y luego Aplicar. La propia instrucción de Basecamp para el sentido contrario es igual de sencilla: desactiva a quien ya no deba recibir este formulario y luego elige Aplicar.
No cambia nada hasta que aplicas, así que puedes recorrer una lista larga sin aplicarla a medias.
Si aún no tienes clientes, se te pide que invites a alguno primero. No puedes asignar un formulario a alguien que no haya pasado por el onboarding. Para eso están los formularios públicos.
El primero llega de inmediato
Sea cual sea la frecuencia que definas, el formulario aparece de inmediato en el panel de un cliente recién asignado. El temporizador recurrente solo empieza después de su primer envío.
Así que asignar un formulario trimestral no significa esperar tres meses para ver algo. Asignar varios formularios a la vez coloca varios en el panel de un cliente el mismo día, algo que conviene escalonar.
Lo que ve el cliente
El formulario aparece en su panel y se queda ahí hasta que lo completa. Nada se acumula. Si se salta uno, este espera, y la programación se reinicia desde la fecha en que lo envía, no desde la fecha en que vencía.
Cada cliente sigue su propio reloj
La programación es por cliente y se calcula desde el último envío de cada persona, no desde un calendario común. Asigna el mismo formulario semanal a diez clientes y recibirás las respuestas repartidas a lo largo de la semana en lugar de todas el lunes.
Es intencionado. Eso sí, significa que «¿han hecho todos su check-in esta semana?» es una pregunta que respondes mirando, no dando por hecho.
Quitar la asignación
Desactivar a un cliente hace que deje de recibirlo. Las respuestas que ya haya enviado se conservan. Quitar la asignación no es borrar: su historial queda intacto.
Esta es la forma correcta de retirar un formulario: quita la asignación a todo el mundo y déjalo tal cual. Borrar el formulario destruye todas las respuestas que se hayan dado a él.
Asignar desde el cliente en su lugar
También puedes hacerlo al revés: abre un cliente y gestiona qué formularios tiene. El mismo resultado, y la mejor vía cuando estás configurando a alguien en lugar de desplegar un formulario en toda tu cartera.
Crear un formulario de check-in cubre la otra mitad del trabajo, incluida la programación y el nombre único que después ya no puedes cambiar. Leer las respuestas de un formulario cubre lo que llega de vuelta, y lo que significa una lista vacía: un formulario que no se ha asignado a nadie no recoge nada en absoluto.