Créer un formulaire ne l'envoie nulle part. Tant que vous ne l'attribuez pas, il existe et personne ne l'a.
Attribuer
Ouvrez les attributions du formulaire et vous obtenez votre liste de clients avec un interrupteur pour chacun. Activez tous ceux qui doivent le recevoir, puis Appliquer. L'instruction de Basecamp pour l'autre sens est tout aussi claire : désactivez ceux qui ne doivent plus recevoir ce formulaire, puis choisissez Appliquer.
Rien ne change tant que vous n'appliquez pas : vous pouvez donc parcourir une longue liste sans l'appliquer à moitié.
Si vous n'avez encore aucun client, on vous invite d'abord à en inviter. Vous ne pouvez pas attribuer un formulaire à quelqu'un qui n'a pas suivi l'onboarding. C'est précisément à cela que servent les formulaires publics.
Le premier arrive immédiatement
Quelle que soit la fréquence choisie, le formulaire apparaît immédiatement sur le tableau de bord d'un client nouvellement attribué. Le minuteur récurrent ne démarre qu'après son premier envoi.
Attribuer un formulaire trimestriel ne signifie donc pas attendre trois mois avant de voir quoi que ce soit. Attribuer plusieurs formulaires d'un coup en place plusieurs le même jour sur le tableau de bord d'un client, ce qu'il vaut mieux échelonner.
Ce que voit le client
Le formulaire apparaît sur son tableau de bord et y reste jusqu'à ce qu'il le remplisse. Rien ne s'accumule. S'il en manque un, celui-ci attend, et le planning repart de la date de son envoi plutôt que de la date d'échéance.
Chacun suit son propre rythme
La planification se fait par client, calculée à partir du dernier envoi de chaque personne plutôt qu'à partir d'un calendrier commun. Attribuez le même formulaire hebdomadaire à dix clients et vous recevrez des réponses réparties sur la semaine plutôt que toutes le lundi.
C'est délibéré. Cela signifie en revanche que « tout le monde a-t-il fait son check-in cette semaine ? » est une question à laquelle on répond en regardant, pas en supposant.
Retirer une attribution
Désactiver un client l'empêche de le recevoir à nouveau. Les réponses qu'il a déjà envoyées restent. Retirer une attribution n'est pas une suppression : son historique reste intact.
C'est la bonne façon de mettre un formulaire à la retraite : retirez-le à tout le monde et laissez-le tranquille. Supprimer le formulaire détruit toutes les réponses qui y ont jamais été apportées.
Attribuer depuis le client à la place
Vous pouvez aussi procéder dans l'autre sens : ouvrez un client et gérez les formulaires qu'il possède. Même résultat, et c'est la meilleure voie quand vous configurez quelqu'un plutôt que de déployer un formulaire sur l'ensemble de votre portefeuille.
Créer un formulaire de check-in traite l'autre moitié du travail, y compris le planning et le nom unique que vous ne pourrez plus modifier ensuite. Lire les réponses aux formulaires traite ce qui revient, et ce que signifie une liste vide : un formulaire attribué à personne ne recueille absolument rien.