Les formulaires vous permettent de poser régulièrement les mêmes questions à tous vos clients sans avoir à les retaper chaque semaine. En créer un est la meilleure raison d'utiliser Basecamp sur ordinateur plutôt que sur téléphone : vous rédigez un questionnaire, et cela demande un clavier.
Les formulaires nécessitent une formule payante. Basecamp le précise : disponible avec Performance et Infinity.
Les six types de questions
- Texte court : un mot ou une ligne.
- Texte long : de la place pour expliquer.
- Nombre : tout ce que vous voulez comparer d'une semaine à l'autre.
- Oui ou non : sans ambiguïté, et rapide à renseigner.
- Date : quand quelque chose s'est produit.
- Sélection : une liste d'options que vous rédigez. Il en faut au moins une pour que le formulaire puisse être enregistré.
Chaque question comporte un libellé, une description facultative et un réglage obligatoire ou facultatif. Un formulaire doit contenir au moins une question, et chaque question doit avoir un libellé.
Rédiger des questions auxquelles on répond
Pour tout ce que vous voulez suivre, les nombres et les échelles valent mieux que les phrases. « Comment s'est passée votre semaine ? » donnera toujours « bien » ; « Notez votre sommeil sur 10 » donne une série que vous pouvez vraiment lire.
Restez bref. Cinq questions auxquelles on répond chaque semaine valent mieux que quinze auxquelles on répond deux fois. Ne marquez comme obligatoire que ce dont vous avez réellement besoin. Un formulaire qui refuse de s'envoyer à cause d'une question à laquelle le client ne peut pas répondre est un formulaire qu'il finira par ne plus ouvrir.
Servez-vous du champ de description d'une question pour définir vos termes. « Qualité du sommeil » ne veut pas dire la même chose pour tout le monde ; une ligne d'explication rend les réponses comparables.
La planification
Activez la planification et choisissez hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, présentée comme la fréquence à laquelle les clients à qui vous l'attribuez le reçoivent à nouveau. Le délai part de la dernière réponse de chaque client plutôt que d'une date fixe du calendrier, et les formulaires ne s'accumulent jamais.
Une chose que vous ne pourrez pas annuler
Le nom unique est définitif. Il devient l'adresse web par laquelle on ouvre votre formulaire, n'accepte que des lettres, des chiffres et des traits d'union, et ne peut plus être modifié une fois le formulaire créé. Basecamp vous en avertit avant de valider, puis de nouveau après.
Choisissez-le avec autant de soin qu'un nom de domaine. « weekly-check-in » aura encore du sens dans deux ans ; « form-2 » non. Si le nom que vous voulez est déjà pris, on vous le signale.
Supprimer un formulaire
La confirmation est sans ambiguïté : cela supprime le formulaire et toutes ses réponses, et c'est irréversible. Contrairement à la suppression d'un dossier, celle-ci détruit réellement des données : chaque réponse que chaque client vous a un jour donnée. Si un formulaire a fait son temps, cessez de l'attribuer plutôt que de le supprimer.