Chaque forfait comporte une limite de clients, et il est possible de la dépasser. Workout Titan Coaching vous le dit directement : « Vous avez dépassé votre limite de 3 clients ». Il n'échoue pas discrètement plus tard.
Comment on en arrive là
Presque toujours parce qu'un forfait payant a expiré et que le compte est repassé à Foundation, qui en autorise 3. Si vous accompagniez 12 personnes avec Performance et que l'abonnement expire, vous êtes neuf au-dessus le matin même.
Cela vaut la peine d'être anticipé. Un renouvellement qui échoue parce qu'une carte a expiré n'est pas seulement un détail de facturation. Cela change ce que vous pouvez faire avec votre liste de clients ce jour-là.
Que faire
Il existe deux options, et ce sont les deux seules.
- Mettre à niveau vers un forfait qui couvre la liste de clients que vous avez réellement.
- Archiver les clients que vous n'accompagnez pas activement, ce qui les retire de votre liste active sans rien supprimer.
La mise à niveau passe par votre store, Apple ou Google, et non directement par nous. Ce n'est pas quelque chose que vous pouvez faire depuis Basecamp.
L'archivage est la bonne réponse quand la liste avait de toute façon dérivé, avec des personnes qui ont arrêté il y a des mois et qui n'ont jamais été retirées. C'est la mauvaise réponse si vous archivez quelqu'un qui est en plein programme et qui attend une séance jeudi.
Un délai s'applique sur Foundation
L'archivage sur Foundation impose un délai de 14 jours avant de pouvoir désarchiver ce client, et vous en êtes averti au préalable. L'écran des clients archivés décompte ce délai pour vous. Archiver pour faire de la place n'est donc pas une décision que vous pouvez annuler le lendemain matin. Tenez-en compte avant d'écarter quelqu'un.
Rien n'est supprimé
Dépasser la limite ne supprime aucun client ni aucune donnée. Leurs programmes, journaux et historiques restent intacts, et la mise à niveau rétablit le fonctionnement normal. Ne supprimez rien dans la panique pour repasser sous un chiffre.
Vérifiez avant de promettre une place
« Gérer le compte », puis « Abonnement », affiche votre forfait et l'utilisation de votre quota. Vérifiez-y avant d'envoyer une invitation. Cela évite de dire à quelqu'un qu'il peut commencer lundi puis de découvrir que vous n'avez pas de place pour lui.
Prévenez les clients avant de les archiver
L'archivage est visible de leur côté, et s'ils utilisent aussi Workout Titan Nutrition, leur application leur indique que leur compte de coaching est archivé et cesse de partager des données avec vous. Quelqu'un qui l'apprend seul, sans message de votre part, en conclut raisonnablement qu'il a été laissé tomber.
Les forfaits de coaching indique ce que couvre chaque forfait et où consulter l'utilisation de votre quota. Archiver et restaurer un client explique ce que l'archivage touche et ce qu'il ne touche pas.