Criar um formulário não o envia para lugar nenhum. Até você atribuí-lo, ele existe e ninguém o tem.
Atribuir
Abra as atribuições do formulário e você verá sua lista de clientes, cada um com uma chave para ligar ou desligar. Ative todos que devem recebê-lo e depois Aplicar. A própria instrução do Basecamp para o sentido contrário é igualmente simples: desative quem não deve mais receber este formulário e depois escolha Aplicar.
Nada muda até você aplicar, então dá para percorrer uma lista longa sem aplicá-la pela metade.
Se você ainda não tem clientes, o app pede que convide alguém primeiro. Não dá para atribuir um formulário a quem não passou pelo onboarding. É exatamente para isso que existem os formulários públicos.
O primeiro chega imediatamente
Seja qual for a frequência definida, o formulário aparece imediatamente no painel de um cliente recém-atribuído. O cronômetro recorrente só começa depois do primeiro envio dele.
Ou seja, atribuir um formulário trimestral não significa esperar três meses para ver alguma coisa. Atribuir vários formulários de uma vez coloca vários no painel de um cliente no mesmo dia, o que vale a pena escalonar.
O que o cliente vê
O formulário aparece no painel dele e fica lá até ser concluído. Nada se acumula. Se ele perder um, o formulário espera, e o agendamento recomeça a partir da data do envio, e não da data em que vencia.
Cada um segue o próprio relógio
O agendamento é por cliente e conta a partir do último envio de cada pessoa, e não de um calendário comum. Atribua o mesmo formulário semanal a dez clientes e as respostas virão espalhadas pela semana, em vez de todas na segunda-feira.
Isso é proposital. Mas significa que “todo mundo fez o check-in esta semana?” é uma pergunta que você responde olhando, não presumindo.
Remover a atribuição
Desativar um cliente faz com que ele pare de receber o formulário. As respostas que ele já enviou permanecem. Remover a atribuição não é excluir: o histórico dele fica intacto.
Essa é a maneira certa de aposentar um formulário: remova a atribuição de todo mundo e deixe-o de lado. Excluir o formulário destrói todas as respostas já dadas a ele.
Atribuir a partir do cliente
Você também pode fazer o contrário: abra um cliente e gerencie quais formulários ele tem. O mesmo resultado, e o melhor caminho quando você está configurando alguém em vez de lançar um formulário para toda a carteira.
Criar um formulário de check-in cobre a outra metade do trabalho, incluindo o agendamento e o nome único que você não pode mudar depois. Ler as respostas de um formulário cobre o que volta, e o que uma lista vazia significa: um formulário que não foi atribuído a ninguém não coleta nada.