Wiederkehrende Formulare ermöglichen es Coaches, Check-ins, Fortschrittskontrolle und Datenerfassung zu automatisieren. Sobald einem Klienten ein Formular mit wiederkehrendem Zeitplan zugewiesen ist, übernimmt Workout Titan Coaching das Timing.
So wird der Zeitplan berechnet
Der Timer ist abschlussbasiert. Der Countdown bis zum nächsten Formular startet erst, wenn der Klient das aktuelle abgeschickt hat.
Damit ein Formular verfügbar ist, wenn der Klient es erwartet (zum Beispiel jeden Montagmorgen), hat jede Frequenz eine Kulanzzeit. Ein Formular wird nicht zurückgehalten, nur weil der Klient es beim letzten Mal spät am Abend abgeschickt hat.
Frequenzoptionen
1. Wöchentlich (die 6-Tage-Regel)
- Ziel: alle 7 Tage.
- So funktioniert es: Das Formular kommt zurück, sobald seit der letzten Einsendung sechs volle Tage vergangen sind.
- Die Schwelle: 6 Tage, nicht 7.
- Beispiel: Ein Klient, der am Montag um 22 Uhr abschickt, sieht das nächste Formular ab Sonntag um 22 Uhr, sechs volle Tage später. Dass ganze Tage gezählt werden und nicht auf die Stunde genau, verhindert, dass eine späte Einsendung alle künftigen Formulare immer weiter nach hinten schiebt. Der Nebeneffekt ist, dass ein wöchentliches Formular oft schon am Abend vor demselben Wochentag wieder erscheint.
2. Monatlich (die 28-Tage-Regel)
- Ziel: alle 30 Tage.
- So funktioniert es: Das Formular erscheint etwa einmal im Monat wieder.
- Die Schwelle: 28 Tage.
- Warum: Das Formular fällt in jedem Monat in dieselbe Woche, und auch kürzere Monate wie der Februar passen noch.
3. Vierteljährlich (die 85-Tage-Regel)
- Ziel: alle 90 Tage.
- So funktioniert es: Das Formular erscheint alle 3 Monate wieder.
- Die Schwelle: 85 Tage.
- Warum: Der Puffer von 5 Tagen fängt die unterschiedlichen Monatslängen ab, sodass das Formular zu Beginn jedes neuen Quartals für den Klienten bereitsteht.
Wichtige Infos für Coaches
- Erste Zuweisung: Wenn du einem Klienten ein wiederkehrendes Formular zum ersten Mal zuweist, erscheint es sofort auf seinem Dashboard, unabhängig von der gewählten Frequenz. Der wiederkehrende Timer startet erst nach dieser ersten Einsendung.
- Frequenz ändern: Wenn du die Frequenz eines Formulars änderst, zum Beispiel von wöchentlich auf monatlich, gilt das neue Timing für alle zugewiesenen Klienten ab dem nächsten Mal, wenn sie das Formular ausfüllen.
- Immer nur eines: Formulare stapeln sich nie. Wenn ein Klient drei Wochen Check-ins verpasst, sieht er trotzdem nur ein Formular auf seinem Dashboard. Sobald er es ausgefüllt hat, startet der Timer für das nächste.
Fehlerbehebung für Klienten
- „Mein Formular ist noch nicht aufgetaucht“: Formulare erscheinen danach, wann du sie zuletzt abgeschlossen hast. Wenn du dein wöchentliches Formular spät abgeschickt hast, zum Beispiel an einem Mittwochabend, ist das nächste am darauffolgenden Dienstagabend verfügbar, sechs volle Tage später.
- „Ich habe das Formular ausgefüllt, aber es ist immer noch da“: Ziehe auf deinem Dashboard nach unten, um die Liste zu aktualisieren. Wenn es danach immer noch da ist, hat dein Coach dir das Formular möglicherweise mehrfach zugewiesen.
- „Ich habe eine Woche verpasst“: Das Formular bleibt auf deinem Dashboard, bis du es ausgefüllt hast, es geht also nichts verloren. Sobald du abschickst, läuft dein Zeitplan ab diesem neuen Abschlussdatum weiter.