Les formulaires récurrents permettent aux coachs d'automatiser les check-ins, le suivi des progrès et la collecte de données. Une fois qu'un formulaire est attribué à un client selon un planning récurrent, Workout Titan Coaching gère le calendrier.
Comment le planning est calculé
Le minuteur est basé sur la validation. Le compte à rebours vers le formulaire suivant ne démarre qu'une fois que le client a envoyé le formulaire en cours.
Pour qu'un formulaire soit disponible au moment où le client l'attend (chaque lundi matin, par exemple), chaque fréquence dispose d'un délai de tolérance. Un formulaire n'est pas retenu simplement parce que le client l'a envoyé tard le soir la fois précédente.
Options de fréquence
1. Hebdomadaire (la règle des 6 jours)
- Objectif : tous les 7 jours.
- Comment ça marche : le formulaire revient une fois que six jours complets se sont écoulés depuis le dernier envoi.
- Le seuil : 6 jours, et non 7.
- Exemple : un client qui envoie le lundi à 22 h peut voir le formulaire suivant à partir du dimanche à 22 h, soit six jours complets plus tard. Compter des jours entiers plutôt qu'à l'heure près évite qu'un envoi tardif ne repousse toujours plus loin tous les formulaires à venir. L'effet secondaire est qu'un formulaire hebdomadaire réapparaît souvent la veille au soir du même jour de la semaine.
2. Mensuel (la règle des 28 jours)
- Objectif : tous les 30 jours.
- Comment ça marche : le formulaire réapparaît environ une fois par mois.
- Le seuil : 28 jours.
- Pourquoi : le formulaire tombe la même semaine de chaque mois, et les mois plus courts comme février fonctionnent aussi.
3. Trimestriel (la règle des 85 jours)
- Objectif : tous les 90 jours.
- Comment ça marche : le formulaire réapparaît tous les 3 mois.
- Le seuil : 85 jours.
- Pourquoi : la marge de 5 jours absorbe les différences de durée entre les mois, de sorte que le formulaire est prêt pour le client au début de chaque nouveau trimestre.
Informations clés pour les coachs
- Première attribution : lorsque vous attribuez pour la première fois un formulaire récurrent à un client, il apparaît immédiatement sur son tableau de bord, quelle que soit la fréquence choisie. Le minuteur récurrent ne démarre qu'après ce premier envoi.
- Changer de fréquence : si vous modifiez la fréquence d'un formulaire, par exemple d'hebdomadaire à mensuel, le nouveau calendrier s'applique à tous les clients concernés la prochaine fois qu'ils remplissent le formulaire.
- Un seul à la fois : les formulaires ne s'accumulent jamais. Si un client manque trois semaines de check-ins, il ne voit qu'un seul formulaire sur son tableau de bord. Une fois qu'il l'a rempli, le minuteur se réinitialise pour le suivant.
Dépannage pour les clients
- « Mon formulaire n'est pas encore apparu » : les formulaires apparaissent en fonction du moment où vous les avez terminés pour la dernière fois. Si vous avez envoyé votre formulaire hebdomadaire en retard, un mercredi soir par exemple, le suivant sera disponible le mardi soir suivant, soit six jours complets plus tard.
- « J'ai terminé le formulaire mais il est toujours là » : tirez vers le bas sur votre tableau de bord pour actualiser la liste. S'il est toujours là ensuite, votre coach vous a peut-être attribué le formulaire plusieurs fois.
- « J'ai manqué une semaine » : le formulaire reste sur votre tableau de bord jusqu'à ce que vous le remplissiez, donc rien n'est perdu. Une fois que vous l'avez envoyé, votre planning repart à partir de cette nouvelle date de validation.