Les formulaires récurrents sont un moyen puissant pour les coachs d'automatiser les check-ins, le suivi des progrès et la collecte de données. Une fois qu'un formulaire est attribué à un client selon un planning récurrent, l'application gère le calendrier automatiquement.
Comment le planning est calculé
L'application utilise un « minuteur basé sur la validation ». Autrement dit, le compte à rebours vers le formulaire suivant ne démarre qu'une fois que le client a envoyé le formulaire en cours.
Pour que les formulaires soient disponibles exactement au moment où le client les attend (par exemple tous les lundis matin), nous appliquons un délai de tolérance intelligent à chaque fréquence. Cela évite qu'un formulaire soit « bloqué » simplement parce que le client l'a envoyé tard le soir la fois précédente.
Options de fréquence
1. Hebdomadaire (la règle des 6 jours)
- Objectif : Tous les 7 jours.
- Fonctionnement : Le formulaire réapparaît 7 jours après le dernier envoi.
- La logique intelligente : Nous appliquons un seuil de 6 jours.
- Exemple : Si un client termine son check-in un lundi à 22 h 00, le formulaire suivant sera disponible le lundi suivant à 00 h 01. Sans cette règle des 6 jours, il devrait attendre après 22 h 00 le lundi pour voir son nouveau formulaire.
2. Mensuel (la règle des 28 jours)
- Objectif : Tous les 30 jours.
- Fonctionnement : Le formulaire réapparaît environ une fois par mois.
- La logique intelligente : Nous appliquons un seuil de 28 jours.
- Exemple : Le formulaire apparaît ainsi systématiquement la même semaine de chaque mois, en tenant compte des mois plus courts comme février.
3. Trimestriel (la règle des 85 jours)
- Objectif : Tous les 90 jours.
- Fonctionnement : Le formulaire réapparaît tous les 3 mois.
- La logique intelligente : Nous appliquons un seuil de 85 jours.
- Exemple : Cela laisse une marge de 5 jours pour tenir compte de la longueur variable des mois et garantit que le formulaire est prêt pour le client au début de chaque nouveau trimestre.
Informations clés pour les coachs
- Attribution initiale : Lorsque vous attribuez pour la première fois un formulaire récurrent à un client, il apparaît immédiatement sur son tableau de bord, quelle que soit la fréquence choisie. Le minuteur de récurrence démarre uniquement après ce premier envoi.
- Modifier les fréquences : Si vous modifiez la fréquence d'un formulaire (par exemple, en passant de Hebdomadaire à Mensuel), le nouveau rythme s'applique à tous les clients concernés la prochaine fois qu'ils remplissent le formulaire.
- Un seul à la fois : L'application n'« empile » jamais les formulaires. Si un client manque trois semaines de check-ins, il verra malgré tout un seul formulaire sur son tableau de bord. Dès qu'il l'a rempli, le minuteur repart pour le suivant.
Dépannage pour les clients
- « Mon formulaire n'est pas encore apparu » : Les formulaires apparaissent en fonction du moment où vous les avez terminés la dernière fois. Si vous avez envoyé votre formulaire « Hebdomadaire » en retard (par exemple un mercredi), le suivant sera disponible le mardi/mercredi suivant.
- « J'ai terminé le formulaire, mais il est toujours là » : Faites glisser votre tableau de bord vers le bas pour actualiser la liste. S'il reste affiché, votre coach vous a peut-être attribué le formulaire manuellement à plusieurs reprises.
- « J'ai manqué une semaine » : Pas d'inquiétude ! Le formulaire reste sur votre tableau de bord jusqu'à ce que vous le remplissiez. Dès que vous appuyez sur Envoyer, votre planning reprend à partir de cette nouvelle date de validation.