Les pense-bêtes font ce que font ceux en papier : ils gardent sous vos yeux ce que vous oublieriez sans eux, jusqu'à ce que cela n'ait plus d'importance.
Les utiliser
Ajoutez un pense-bête, écrivez dedans : il s'enregistre au fur et à mesure. Faites-le glisser où vous voulez. Donnez-lui l'une des cinq couleurs : jaune, vert, turquoise, bleu ou violet. Réduisez celui que vous voulez garder sans le lire, agrandissez-le à nouveau le moment venu, et supprimez-le quand il n'a plus lieu d'être.
Le nombre de pense-bêtes que vous pouvez épingler en même temps est plafonné. Quand vous atteignez la limite, Basecamp vous indique le nombre au lieu de refuser sans rien dire. Supprimez ceux qui ne sont plus d'actualité pour faire de la place.
Utilisez les couleurs de façon cohérente
Cinq couleurs ne servent que si chacune veut dire quelque chose. Choisissez un code et tenez-vous-y : une couleur pour cette semaine, une pour l'administratif, une pour ce qui dépend de quelqu'un d'autre. Si tous les pense-bêtes sont jaunes, la couleur ne vous apprend rien. La position fonctionne de la même manière. Un pense-bête reste là où vous le déposez : le haut de l'espace de travail peut donc accueillir le travail de la semaine, et le bas ce que vous attendez.
Visibles par vous seul
Les pense-bêtes appartiennent à votre espace de travail. Aucun client ne les voit, et ils ne sont rattachés au profil de personne.
C'est justement cette confidentialité qui les rend tentants pour de mauvaises raisons. Les notes de coaching sur une personne glissent vite vers des détails de santé et des situations personnelles, et un pense-bête n'est pas fait pour cela. Les informations sur un client ont leur place dans sa fiche. Cette fiche est encadrée, elle peut être exportée s'il le demande, et elle peut être supprimée s'il s'en va.
Le contexte d'un client va dans son champ Notes. Le pense-bête sert à « commander un nouveau mètre ruban » ou « reprogrammer le bloc 3 avant vendredi ». Un test utile : si la note nomme un client, elle n'est pas au bon endroit.
S'ils ne se chargent pas ou ne s'enregistrent pas
Basecamp vous prévient quand un pense-bête n'a pas pu se charger ou s'enregistrer, au lieu de le laisser disparaître sans rien dire. Dans les deux cas, c'est en général la connexion. Ne faites jamais d'un pense-bête l'unique copie de quelque chose d'important.